Assistant(e) administratif (-tive)

Contrat

• Contrat à durée indéterminée selon la formule Contrat Nouvelle Embauche (CNE).
• Temps partiel 20h à la création du poste (920 heures annuelles).
• Date d'embauche: immédiate.
• Convention collective: Syntec.
• Lieu de travail : ZA de Courtaboeuf (91 Villebon sur Yvette).

Critères de sélection

• Une maîtrise sans défaut de la langue française à l'écrit comme à l'oral est indispensable.
• La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères, notamment anglais et/ou espagnol est un plus.
• En revanche, AUCUNE connaissance d'outils spécifiques n'est requise. Tous les outils utilisés par OSI sont spécifiques, et donneront lieu à une formation interne.

Nature des tâches à effectuer

En continu

• Réception des livraisons: contrôle des B.L., rapprochement avec les commandes ou RMA clients contrôle de conformité, émission de réserves, enregistrement en gestion commerciale avec les numéros de série des produits reçus.
• Réception des appels téléphoniques et des email clients / prospects: confirmation de tarifs,
• Vérification de disponibilité produits auprès des fournisseurs (web, téléphone) et du stock interne. Maintien à jour des délais moyens d'approvisionnement pour les produits non disponibles.
• Impression des fax de commandes clients
• Classement des documents commerciaux et comptables du jour
• Création des fiches clients / fournisseurs pour les nouveaux comptes, mise à jour des comptes modifiés.
• Élaboration des propositions selon tarif standard.
• Préparation des offres selon tarif spécial, pour validation.
• Enregistrement des offres en gestion commerciale, création des références. si nécessaires
• Traitement des demandes de SAV: enregistrement des demandes, réponse aux cas triviaux, soumission des demandes de RMA clients, envoi des RAM clients validés
• Préparation des expéditions: enregistrement en gestion commerciale, avec les numéros de série des produits expédiés; emballage des colis, remise des colis aux transporteurs.

Au quotidien

• Marketing
  • Web:
    • Relevé des statistiques de fréquentation des sites sur les outils Audean
    • Mise à jour des informations sur les promotions et les événementiels
      • Préparation et soumission des documents et prix promos
      • Mise en ligne des documents validés
      • Désactivation des documents expirés
  • Contrôle des changements de version des produits commercialisés
  • Direct
    • Relance des clients pour lesquels des mises à jour des logiciels vendus existent
    • Préparation et soumission des mailings aux clients et prospects des versions antérieures des logiciels commercialisés. Maintien en conformité des listes opt-in pour les non-clients et opt-out pour les clients.
    • Envoi des mailings validés.
• Administratif divers
  • Réception et traitement du courrier
    • Tous courriers
      • Créer / mettre à jour les fiches de tiers: code tiers, coordonnées, contacts
    • Factures fournisseurs
      • Contrôler la conformité avec les livraisons
      • Enregistrer les factures fournisseurs pour transmission à la comptabilité
      • Double pour comptable
    • Relances fournisseurs
      • Contrôler l'état des paiements: relever les anomalies, demander désistements si paiements émis
    • Commandes clients
      • Contrôler la conformité aux offres de prix et/ou au tarif
      • Enregistrer les commandes clients
      • Contrôle des livraisons UPS / Chronopost / La Poste
    • Paiements reçus des clients
      • Enregistrer le paiement pour transmission à la comptabilité, affecter à la commande
      • Débloquer les commandes en attente de paiement
      • Double pour comptable
    • Avis d'opérations bancaires
      • Enregistrer les opérations pour transmission à la comptabilité
      • Double pour comptable
  • Préparation des états de gestion quotidiens
    • Commandes à passer
    • Factures à payer
    • Produits à expédier
    • Etat du stock
• Achats
  • Préparation des commandes fournisseurs
    • Vérifier les prix d'achat et dispo du jour sur les sites Web
    • Obtenir les prix d'achat et dispo pour les fournisseurs sans site Web
    • Préparer les commandes aux mieux disants

Hebdomadaire

• Marketing
  • Web
    • Relevé des statistiques de fréquentation des sites sur les outils Weborama, AtomZ Search, InternetSeer
    • Mise à jour des tarifs par FTP
  • Direct
    • Relance des clients de produits vendus sur abonnement: antivirus, filtres de contenus SurfControl, licences à durée limitée (dBase, Zend...),

Mensuel

• Comptabilité
  • Préparation des bordereaux de transmission de pièces à la comptabilité
  • Rapprochement bancaire
  • Contrôle de la déclaration de TVA transmise par la comptabilité, préparation de la déclaration originale d'après la comptabilité, envoi de la déclaration validée.
• Marketing
  • Mise à jour des tarifs des marques distribuées (XLink, SurfControl, FutureSoft, etc) ou disposant d'un suivi marketing spécifique (Borland, Corel, dBase, McAfee, Viewsonic, etc).

Ponctuel

• Sessions de formation produits chez les constructeurs / grossistes selon accord direction

Dans les creux d'activité

• Marketing
  • Autoformation commerciale sur les produits
  • Elaboration de rédactionnels sur les produits
    • Grilles de comparaison modèles
    • Transcription de fiches produits pour le Web